Driver/Clerk, LILONGWE

```html

Driver/Clerk

Job ID: 35570

Location: LILONGWE

Date of Issue: 05/06/2026

Closing Date: 06/08/2026 (Midnight, Rome Time)

Organizational Unit: East & Southern Africa Division

Employment Type: Full-Time

Contract Duration: Regular, 2 Years

Grade: G-3

Organizational Setting

For national positions at the General Service level, candidates must possess legal authorization to reside and work in the country of recruitment at the time of application. Any employment offer is contingent upon the candidate's ability to provide evidence of their obtained and maintainable legal status to live and work in the country of recruitment.

The International Fund for Agricultural Development (IFAD) operates as an international financial institution and a specialized United Nations agency, committed to eradicating rural poverty and hunger by investing in rural populations. IFAD funds programs and projects that enhance agricultural productivity and increase rural incomes, while also advocating for policies that foster rural transformation at all governance levels.

The Department for Country Operations (DCO) is responsible for the origination, design, and management of IFAD's investments, encompassing both sovereign and non-sovereign operations. This department also leads the design and implementation of non-lending activities within country programs, including policy engagement and South-South and Triangular Cooperation (SSTC). DCO serves as the primary liaison with governments, the private sector, and other stakeholders to execute IFAD's work program and ensure the quality of its portfolio.

The DCO is led by an Associate Vice-President and comprises five regional divisions: Asia and the Pacific Division (APR), East and Southern Africa Division (ESA), Latin America and the Caribbean Division (LAC), Near East, North Africa, and Europe Division (NEN), and West and Central Africa Division (WCA). It also includes the Private Sector Operations Division (PSD) and two units: the South-South and Triangular Cooperation Unit (SSTC) and the Fragility Unit (FRU).

The ESA Regional Division is headed by a Divisional Director based at the IFAD Regional Office in Nairobi, Kenya. This division spearheads the design and delivery of IFAD's country and regional programs within the ESA region. The specific countries covered by the division may vary across replenishment periods.

Job Role

The successful candidate will provide dependable and secure driving services to IFAD personnel, officials, and visitors. This role demands the highest standards of discretion, integrity, and a strong sense of responsibility. The incumbent will possess excellent knowledge of protocol and security procedures, coupled with effective registry and clerical support. A client-oriented approach, tact, and the ability to collaborate with individuals from diverse national and cultural backgrounds are essential. The position requires accurate and reliable driving services, ensuring high-quality work. The incumbent will support staff in Regional Offices, Multi-Country Offices, and Country Offices, as well as consultants, experts, and IFAD staff on mission.

Key Functions and Results

1. Driving Services and Vehicle Maintenance: The incumbent will:

• Ensure the provision of reliable and safe transportation for IFAD staff, other high-ranking officials, and visitors, as well as for the delivery and collection of mail, documents, and other items.
• Arrange airport meet-and-greets for official personnel and visitors, including assistance with visa and customs formalities when necessary.
• Promote cost-efficiency through responsible vehicle usage, maintaining accurate daily vehicle logs, and contributing to vehicle maintenance plans and reports.
• Oversee the day-to-day upkeep of the assigned vehicle, including scheduling timely minor repairs, arranging for major servicing, and ensuring regular checks of oil, tires, brakes, and regular washing.
• Verify that all essential documents and supplies, such as vehicle insurance, logbooks, office directories, city/country maps, and a first-aid kit, are present in the assigned vehicle.
• Take all necessary immediate actions in compliance with rules and regulations in the event of an accident.

2. Administrative Functions: The incumbent will:

• Maintain the office filing system in accordance with the IFAD Record Management System.
• Initiate new subject files as required and manage the disposal of old files according to the established retention schedule.
• Supervise archives, ensuring proper storage and accessibility of files, and maintaining the secure keeping of documents.
• Provide photocopying and document scanning services for registry files upon request from staff.
• Assist in gathering reference and background materials.
• Establish and manage a system for tracking file movements within the office, and maintain office circulation and reading files.
• Prepare correspondence and reports related to registry activities.

Travel Support:

• Prepare travel authorizations, security clearances, and provide administrative support for domestic and international travel by RC/MCO/ICO staff as needed.

Correspondence Management:

• Receive, register, code, and forward incoming faxes, letters, and other correspondence to the appropriate department, unit, or officer.
• Register and dispatch outgoing communications, including pouch services, and monitor their distribution. Prepare summary of enclosure forms and necessary documents, and maintain a log of received pouches to ensure accountability.

3. Managerial Functions: The incumbent is accountable for upholding integrity and transparency in the administration of IFAD resources and is committed to IFAD's core values and code of conduct, including integrity, transparency, and equity in resource management.

Key Performance Indicators

The achievements in this role will directly contribute to the accurate, safe, cost-effective, and timely delivery of services by the Regional/Multi-Country Offices/Country Offices.

Working Relationships

Incumbents will be responsible for driving assigned staff and will engage in routine information exchange with IFAD colleagues and external counterparts as needed. This includes providing logistical support through regular communication within the Fund. Typical interactions will occur within the division, office, or department, as well as with external contacts, where the incumbent will respond to basic inquiries related to their assigned duties.

Job Profile Requirements

Organizational Competencies: Level 1

• Building Relationships and Partnerships: Fosters and maintains effective working connections.
• Communicating and Negotiating: Communicates effectively, fostering mutual understanding.
• Demonstrating Leadership: Exhibits personal leadership and adaptability to change.
• Focusing on Clients: Maintains a strong client-centric approach.
• Learning, Sharing Knowledge, and Innovating: Consistently seeks learning opportunities, shares knowledge, and drives innovation.
• Managing Time, Resources, and Information: Efficiently manages personal time, information, and resources.
• Problem-Solving and Decision-Making: Demonstrates sound judgment in problem-solving and decision-making.
• Strategic Thinking and Organizational Development: Exerts personal influence.
• Team Working: Contributes effectively to team objectives.

Education:

• High school diploma required.

Experience:

• A minimum of two (2) years of progressive experience in administration and specifically as a Driver.
• Proficiency in using computer and office software packages (e.g., MS Word, Excel) with three (3) years of driving experience. A clean driving record, knowledge of traffic laws and regulations, and skills in minor vehicle repair are necessary.

Certifications:

• Valid Driver's License required.

Languages:

• Required: English (Level 4 - Excellent)
• Desirable: French, Arabic, or Spanish
• Position-Specific Requirement: Excellent command of the regional language.

Skills:

• Security: Competent in security management and associated measures.
• Topical Expertise - Administration: Relevant expertise for the role (e.g., for an ethics office assistant, understanding procedures in the Code of Conduct, disciplinary actions, and anti-harassment provisions).
• Driving: Proficient in safely operating and maneuvering land vehicles, including cars, motorcycles, trucks, and buses. Ability to drive under challenging conditions such as poor road quality or low visibility. Knowledge of safety protocols, including avoiding distractions (texting, speeding, racing), operating under the influence, and other reckless behaviors. Familiarity with governing driving laws. Possesses the physical and mental capacity for driving and skills in defensive driving.
• Risk Management (e.g., Reputational): Capable of identifying and assessing potential liabilities and risks in IFAD activities, particularly concerning third parties. Ability to manage risks through contingency and mitigation strategies.
• Adaptability: Flexible and adaptable when encountering new or unexpected situations, and when managing complex processes and specific constraints.
• Basic ICT & Digital Fluency: Highly digitally literate and capable of quickly learning new digital tools (e.g., performing EPR data entry and extraction for budgeting, monitoring security systems, uploading content to internal/external websites).
• Collaboration: Effectively works towards common goals with others by communicating clearly, actively listening, taking responsibility for errors, and respecting diverse stakeholder perspectives.
• Initiative and Good Judgment: Demonstrates a high level of proactive initiative and sound judgment, including in security-related matters.
• Listening: Engages in effective and active listening, understanding and acting upon indirect statements.
• Verbal Communication: Communicates clearly, concisely, and persuasively, employing highly professional, balanced, and diplomatic language.

Other Information

Applicants for National positions at the General Service level must be legally authorized to live and work in the country of recruitment at the time of application. Any job offer is contingent upon the candidate's ability to demonstrate that they have obtained and can maintain the legal status required to live and work in the country of recruitment.

IFAD staff members are international civil servants subject to the authority of the President of IFAD. As per IFAD's Human Resources Policy, the President may assign them to any of the Fund's activities. All International Professional staff are expected to be geographically mobile, and their positions may be subject to relocation at any time in accordance with IFAD's strategic priorities and reform initiatives.

IFAD is an Equal Opportunity Employer and strictly adheres to its Diversity, Equity, and Inclusion (DEI) Strategy and its Policy to Prevent and Respond to Sexual Harassment, Sexual Exploitation, and Abuse. IFAD does not discriminate based on ethnic, social, or political background, color, nationality, religion, age, gender, disability, marital status, family size, or sexual orientation.

Please be advised of potential fraudulent job offers. IFAD does not levy any fees at any stage of the recruitment process. Official communications from IFAD will always originate from email addresses ending in @ifad.org.

In accordance with IFAD's regulations, newly recruited staff members will typically be placed at the initial step of the grade level for which they have been selected. For details on IFAD's remuneration package, please visit the compensation and benefits section on our website. Applicants are encouraged to use the ICSC compensation calculator to estimate salary and benefit entitlements.

Candidates may be required to complete a written test, deliver a presentation, and participate in interviews.

To ensure the most cost-effective use of resources, we can only respond to shortlisted candidates invited for an interview. Applicants who do not receive feedback within three months should assume their application has been unsuccessful.

Applicants are required to complete the Personal History Form (PHF) thoroughly, as it serves as the official document for the selection process. Incomplete PHFs may result in disqualification. (Please note that CVs will not be reviewed.) Supporting documents, such as certifications and a cover letter, may be attached.

CEFR English Level C or FAO/UN English Level C is required.

Please visit IFAD Careers Frequently Asked Questions for more information.

```