Office Associate

Organizational Setting

The Food and Agriculture Organization (FAO) is a specialized United Nations agency dedicated to eradicating global hunger. FAO's overarching objective is to achieve universal food security, ensuring everyone has consistent access to sufficient, high-quality food for active and healthy living. With 195 Members, including 194 nations and the European Union, FAO operates in over 130 countries worldwide.

Operating under overarching corporate guidance and adhering to the Strategic Framework, FAO Country Offices provide essential policy advice and support to countries within FAO's mandate areas. This is achieved through strategic partnerships, resource mobilization, and active country programs that deliver technical assistance, build capacities, and offer core services. These offices uphold international accountability standards to establish leadership and amplify impact at the country level.

Country Offices execute each nation's programmatic priorities as outlined in their respective Country Programming Frameworks (CPFs), which are aligned with the UN Sustainable Development Cooperation Framework (UNSDCF). They also ensure effective and efficient operations through adequate human and financial resource management.

Specifically, FAO Country Offices:

• Advocate for, inform, and support policies and investments relevant to FAO's mandate.
• Provide expert technical assistance and deliver core services.
• Facilitate and stimulate partnership and resource mobilization efforts to advance agrifood systems transformation.
• Position FAO as the authoritative technical agency in food, agriculture, and agrifood systems transformation.
• Ensure risk-aware and accountable operational and management practices.

This position is based at the FAO Representation in Lilongwe, Malawi.

Main Purpose

The Office Associate is responsible for leading and coordinating the office and management support functions. This role ensures the seamless flow of office operations and information by prioritizing tasks and organizing daily activities. The incumbent must possess in-depth knowledge and the ability to interpret office policies, procedures, and practices, providing procedural guidance to managers and staff within the office or location.

Supervision Received/Exercised

The Office Associate reports directly to the FAO Representative in Malawi.

This role operates with significant autonomy, demonstrating a high degree of initiative and independent judgment. Supervision primarily focuses on facilitating service delivery. The incumbent will effectively organize, supervise, and provide relevant guidance and training to other office support staff.

Working Relationships

The incumbent will maintain extensive contacts with managers, staff, and external counterparts across the Organization. These relationships may involve high organizational levels, necessitating excellent communication skills and an experienced approach to handling complex issues.

Key Functions/Results

• Analyze, manage, and monitor a substantial and diverse volume of complex correspondence and documentation, frequently confidential or sensitive in nature. Ensure proper routing, timely replies, prioritization, accuracy, consistency, and informal translation, escalating complex, sensitive, or high-priority matters to the supervisor.
• Offer information and guidance to staff at all organizational levels within the unit, ensuring clarity on objectives and deadlines.
• Coordinate appointments and official travel, manage the supervisor's calendar, and greet visitors.
• Organize high-level meetings, finalize agendas and invitations, oversee the production and distribution of required documentation, take meeting notes, prepare minutes, and follow up on action items.
• Organize and coordinate tasks performed by other office support personnel, facilitating divisional activities, managing deadlines, and addressing other requests.
• Establish internal procedures and tracking systems for correspondence and documents, verifying adherence to corporate standards and monitoring work progress.
• Address written inquiries and draft responses to non-routine questions, coordinating replies to sensitive inquiries on behalf of the supervisor.
• Oversee the preparation of reports, correspondence, briefing notes, and other documents. Review documents for format or style adjustments in line with standard practices, conduct research, prepare briefing materials for the supervisor, and provide informal translations into another official language.
• Evaluate the office's ongoing support requirements, adapt service provisions to evolving needs, and resolve operational issues as they arise.
• Initiate various transactions within the Organization's computerized administrative systems.
• Perform other assigned duties as required.

Impact Of Work

The Office Associate's work directly contributes to the smooth and efficient functioning of the Office. This role is pivotal in coordinating and delivering office support services, which are essential for the successful fulfillment of the Division's mandate.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

Education: A Secondary School Education is required.

Experience: Five years of relevant experience in management and office support capacities.

Languages: Proficiency (level C) in English is required, along with intermediate knowledge (level B) of another official FAO language (Arabic, Chinese, French, Russian, or Spanish).

IT Skills: Excellent command of MS Office applications.